一、會(huì)議任務(wù)的管理

    1、會(huì)議的目標(biāo)

    會(huì)議任務(wù)是指會(huì)議上要做的事，這也是會(huì)議的目的。因此，總監(jiān)首先要確定會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議的目標(biāo)一經(jīng)確定，則對(duì)會(huì)議任務(wù)的管理也就開(kāi)始了。

    會(huì)議目標(biāo)的類型有：解釋問(wèn)題；對(duì)所要解決的難題尋找可供選擇的方案；評(píng)估行動(dòng)方案；在各種選擇中作出決策；計(jì)劃下一步的行動(dòng)；交流信息；回顧和澄清問(wèn)題；評(píng)價(jià)已取得的工作進(jìn)展；提出論點(diǎn)等。在一次會(huì)議上，可能試圖解決一個(gè)問(wèn)題，也可能解決相關(guān)的兩個(gè)或多個(gè)問(wèn)題，這要視具體情況而定。

    2、會(huì)議的范圍

    在會(huì)議的目標(biāo)確定之后，下一個(gè)問(wèn)題就是規(guī)定會(huì)議的規(guī)范。它是與會(huì)議目標(biāo)緊密相關(guān)的另一個(gè)重要問(wèn)題。因?yàn)榕c所定會(huì)議目標(biāo)聯(lián)系的問(wèn)題有許多個(gè)，那么這一次會(huì)議探討、研究哪些問(wèn)題必須明確地規(guī)定下來(lái)，以便使會(huì)議始終圍繞重點(diǎn)進(jìn)行研討。

    會(huì)議的目標(biāo)和范圍確定之后，就可決定邀請(qǐng)哪些人參加會(huì)議。如果會(huì)議的目的不清楚，也就無(wú)法決定邀請(qǐng)哪些入來(lái)參加會(huì)議。被邀請(qǐng)者應(yīng)該是那些能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的人員。對(duì)那些需要了解情況的聽(tīng)會(huì)者，即使他們沒(méi)有多少發(fā)言權(quán)也不要排除在外。在被邀請(qǐng)人的名單中不應(yīng)該包括那些不需要聽(tīng)會(huì)的旁觀者，因?yàn)榕c會(huì)議無(wú)關(guān)的旁觀者參加會(huì)議的話，勢(shì)必沖淡與會(huì)者的

    注意力，甚至還可能影響與會(huì)者直率地發(fā)表意見(jiàn)。

    4、會(huì)議時(shí)間安排

    確定了會(huì)議的目標(biāo)，議事范圍，參加會(huì)議人員及其需要的做的準(zhǔn)備工作之后，總監(jiān)就可以進(jìn)行會(huì)議時(shí)間表的安排。從解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)來(lái)說(shuō)，召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間既不能太早，也不應(yīng)過(guò)晚。召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間過(guò)晚，則錯(cuò)過(guò)解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)，如果太早，會(huì)使與會(huì)者來(lái)不及做好準(zhǔn)備。會(huì)期定了后，要早日通知與會(huì)者，以便使參加會(huì)議的人能更好地計(jì)劃自己的工作時(shí)間。

    5、會(huì)議地點(diǎn)

    會(huì)議地點(diǎn)的安排要利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的和方便與會(huì)者。會(huì)議地點(diǎn)的選擇受會(huì)議目的支配，并對(duì)會(huì)議能否成功有直接的影響，故應(yīng)精心地選擇。例如，需要與會(huì)者解決施工過(guò)程中的問(wèn)題，則會(huì)議地點(diǎn)選在工地現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)放為有利。有的會(huì)議需要查閱一些參考資料，則會(huì)議地點(diǎn)就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來(lái)說(shuō)，與監(jiān)理工作有關(guān)的會(huì)議，通常安排在工地為好。

    二、會(huì)議程序

    1、程序活動(dòng)的內(nèi)容

    會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不是總監(jiān)把與會(huì)者簡(jiǎn)單召集在一起就能解決的，預(yù)先還要安排好會(huì)議進(jìn)行的先后順序，即所謂會(huì)議程序。重要的程序活動(dòng)主要有：

    1．1啟發(fā)引導(dǎo)討論：總監(jiān)負(fù)責(zé)宣布開(kāi)會(huì)并啟發(fā)引導(dǎo)討論。

    1．2提供信息和意見(jiàn)：每個(gè)與會(huì)者均有責(zé)任提供有關(guān)信息和意見(jiàn)與大家共享。

    1．3尋求信息和意見(jiàn)：總監(jiān)引導(dǎo)，勸說(shuō)與會(huì)者把話說(shuō)出來(lái)。

    1．4鼓勵(lì)與會(huì)者說(shuō)出意見(jiàn)：總監(jiān)鼓勵(lì)與會(huì)者大膽地發(fā)表不同意見(jiàn)。

    1．5審核會(huì)議上提出的信息、意見(jiàn)的真實(shí)性：與會(huì)者對(duì)會(huì)議上提出的信息和意見(jiàn)加以證

    實(shí)或質(zhì)疑。

    1．6弄清事實(shí)和意義：總監(jiān)要弄清每件事是否大家都理解了，否則不能進(jìn)行下一步討論。

    1．7檢驗(yàn)認(rèn)識(shí)的一致性：總監(jiān)就與會(huì)者對(duì)有關(guān)議題的認(rèn)識(shí)是否一致加以問(wèn)詢并確認(rèn)。

    1．8協(xié)調(diào)：總監(jiān)引導(dǎo)與會(huì)者進(jìn)行分析、協(xié)商，找出共同點(diǎn)，協(xié)調(diào)分歧點(diǎn)。

    1．9總結(jié)：總監(jiān)對(duì)已討論過(guò)的議題進(jìn)行簡(jiǎn)潔的概括，得出明確結(jié)論。

    1．10記錄：總監(jiān)指定專人對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容和會(huì)議結(jié)論以文字記載下來(lái)。

    1．11掌握時(shí)間：總監(jiān)要有意識(shí)地控制討論時(shí)間，既不要拖延時(shí)間也不要走過(guò)場(chǎng)，保證每

    個(gè)與會(huì)者均有發(fā)言機(jī)會(huì)。

    2、積極引導(dǎo)與會(huì)者參與會(huì)議

    在會(huì)議上，總監(jiān)要倡導(dǎo)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)帶有建設(shè)性的行動(dòng)。每個(gè)與會(huì)者在會(huì)議上表現(xiàn)各不相同，這是因?yàn)榕c會(huì)者各自所處的立場(chǎng)和角度不同而造成的。這里總監(jiān)要圍繞會(huì)議目標(biāo)啟發(fā)引導(dǎo)與會(huì)者發(fā)表意見(jiàn)，要鼓勵(lì)那些敢于抒發(fā)自己觀點(diǎn)的人，不要頻頻打斷發(fā)言人的講話�？傊�，總監(jiān)要密切注意會(huì)議的發(fā)展動(dòng)態(tài)，如果發(fā)現(xiàn)會(huì)議任務(wù)或會(huì)議程序中有哪些缺陷和不足之處都應(yīng)盡力補(bǔ)救解決。

    三、會(huì)議文件的準(zhǔn)備

    1、議事清單

    簡(jiǎn)單地說(shuō)，議事清單就是對(duì)要議的事項(xiàng)所列出的清單，也就是要在會(huì)議上考慮討論的題目一覽表。這個(gè)表最好公開(kāi)印發(fā)，或者在會(huì)議開(kāi)始時(shí)首先說(shuō)明。比較好的議事清單上不僅有事項(xiàng)的名稱，還寫明會(huì)議的目標(biāo)、范圍、與會(huì)者和每件事要討論多長(zhǎng)時(shí)間。如果沒(méi)有議事清單的話，與會(huì)者不清楚會(huì)議將如何進(jìn)行，就要消耗許多時(shí)間才能使會(huì)議取得進(jìn)展。

    2、會(huì)議記錄和紀(jì)要

    每次會(huì)議都應(yīng)該作記錄，其中包括時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的人員、議事清單、所討論事項(xiàng)的記載，作出的決定或未解決事項(xiàng)、任務(wù)委派情況等。

    如果需要正式的會(huì)議紀(jì)要，則應(yīng)抽出一定時(shí)間對(duì)材料進(jìn)行組織、編輯，使其更加清晰、準(zhǔn)確，然后打印、散發(fā)。會(huì)議紀(jì)要越早發(fā)越好，與會(huì)者對(duì)會(huì)議尚記憶猶新時(shí)，就收到會(huì)議紀(jì)要，會(huì)使他們對(duì)會(huì)議紀(jì)要的審查更有收獲，同時(shí)也能及早發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或不準(zhǔn)確之處，使會(huì)議的成果得到有效地落實(shí)。